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SJDHDS e Arquivo Público do Estado discutem fluxo de documentos no SEI

Nesta terça-feira (29), uma reunião entre a Secretaria de Justiça, Direitos Humanos e Desenvolvimento Social (SJDHDS) e o Arquivo Público do Estado discutiram mais uma demanda da 2ª etapa do processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) na Secretaria: a Tabela de Temporalidade. O encontro, realizado na sala de reuniões do Gabinete da SJDHDS, contou com as orientações da arquivologista Adriana Silva para os 18 colaboradores da repartição pública.

A Tabela de Temporalidade é um instrumento que determina prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. Este instrumento de gestão de arquivo, usado para catalogar e classificar documentos, será utilizado para o SEI. De acordo com Adriana Silva “o benefício da Tabela é um dos instrumentos da gestão de documentos, desde a criação até seu destino final. Ela dá uma segurança para o órgão sobre as questões legais, fiscais e jurídicas em relação aos documentos e, também, sobre o momento do seu descarte”, explicou a arquivista.

Para a execução e acompanhamento da Tabela em todas as coordenações, conselhos e superintendências da SJDHDS, uma Comissão de Avaliação de Documento, composta por um profissional de cada setor, será montada através de portaria com a nomeação dos respectivos membros.Após escolha da Comissão, uma reunião deve ser realizada com os membros para a construção da Tabela de Temporalidade, que será encaminhada para a Secretaria de Administração (Saeb), quando fará parte do SEI.